Cách phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Bước vào năm 2018, một số doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch với khách hàng. Tuy nhiên, không phải bên mua hóa đơn nào cũng có thể nhanh chóng nắm bắt những khác biệt của hóa đơn điện tử (được in ra) so với hóa đơn giấy. Bài viết sau đây của MiTAX™ sẽ giúp bạn có được một số thông tin hữu ích để dễ dàng phân biệt hai loại hóa đơn này, phục vụ cho việc ghi nhận, sắp xếp và lưu trữ giấy tờ.

Những khác biệt cơ bản giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Từ “điện tử” xuất hiện trong hóa đơn điện tử cũng bộc lộ phần nào sự khác biệt cơ bản giữa hai loại hóa đơn kiểu truyền thống như hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử của thời đại kỹ thuật số. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác khởi tạo, lập, xử lý, gởi nhận và lưu trữ hóa đơn bằng phương tiện điện tử đã hình thành nên hóa đơn điện tử. Và hóa đơn này sẽ do doanh nghiệp phát hành hóa đơn (chính là bên bán) khởi tạo … và bên mua (bên khách hàng) sẽ nhận và có những xử lý tiếp theo.

Hóa đơn giấy theo kiểu truyền thống được sử dụng cho đến tận bây giờ với những thông tin theo mẫu nhất định, và bên bán sẽ điền tay thông tin liên quan đến bên mua và thông tin giao dịch.

Hóa đơn điện tử dễ sử dụng và tiện lợi cho doanh nghiệp rất nhiều.

Cách nhận diện hóa đơn điện tử (được in ra giấy)

Sẽ có những khác biệt cơ bản giữa hóa đơn điện tử được in ra giấy và hóa đơn giấy thông thường. Bạn có thể phân biệt chúng hoàn toàn bằng mắt qua những đặc điểm sau:

1. Sự khác biệt về “số liên”: Nếu như hóa đơn giấy có trường “liên” phục vụ cho việc lưu trữ của bên bán, bên mua … thì hóa đơn điện tử không có trường liên.
2. Sự khác biệt về “ký hiệu trên hóa đơn”: Đối với hóa đơn giấy, chữ “P” (đại diện cho Paper) được dùng làm ký hiệu trên hóa đơn này. Còn đối với hóa đơn điện tử thì chữ được dùng làm ký hiệu là chữ “E” (đại diện cho Electronic)
3. Sự khác biệt về trường “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”: Chắc chắn một điều rằng chỉ có hóa đơn điện tử mới có trường thông tin “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” khi hóa đơn điện tử được chuyển sang bản giấy. Trường thông tin này hoàn toàn không có trên hóa đơn giấy.
4. Sự khác biệt về “chữ ký”: Nếu như chữ ký trên hóa đơn giấy được ký bằng tay (chữ ký sống) thì chữ ký được sử dụng trong hóa đơn điện tử chính là chữ ký số đã được doanh nghiệp đăng ký sử dụng.

Như vậy, với một số thông tin trên, bạn đã có thể phân biệt được đâu là hóa đơn giấy và đâu là hóa đơn điện tử được chuyển sang bản giấy. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo tính pháp lý về nội dung theo Thông tư 32 về hóa đơn điện tử. Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, hãy liên hệ tổng đài hỗ trợ giải pháp MiTAX™ chúng tôi - một giải pháp Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng của trung tâm Điện toán Đám mây thuộc Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ MITEK.

Số hotline 19001238 và website http://mitax.vn luôn chào đón bạn. Đội ngũ nhân viên  MiTAX™ sẵn sàng hỗ trợ giải đáp thắc mắc, tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 về hóa đơn điện tử.

Làm thế nào để in hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử đã và đang trở thành phương thức quản trị dữ liệu kiểm toán, hoạch toán được ưa chuộng của doanh nghiệp hiện nay. Trong đó, việc in hóa đơn điện tử cũng là yêu cầu cần thiết được Doanh nghiệp quan tâm. Thông tin dưới đây sẽ giúp cho Doanh nghiệp hiểu rõ hơn làm thế nào để in hóa đơn điện tử?

Phân biệt bản in hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy

Nhiều doanh nghiệp bước đầu dùng hóa đơn điện tử thường nhầm lẫn mẫu hóa đơn điện tử được in ra giấy với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, cả hai loại hóa đơn này đều có sự khác biệt và hoàn toàn không giống nhau. Cụ thể có thể căn cứ vào số Liên, trường kí hiệu trên hóa đơn, thông tin hay chữ ký để phân biệt:

• Liên: Đối với bản in hóa đơn điện tử, chúng thường không có trường Liên. Còn hóa đơn giấy sẽ luôn có trường Liên.
• Ký hiệu: Ký hiệu trên hóa đơn điện tử là E còn đối với hóa đơn giấy lại là P.
• Thông tin: Khi chuyển đổi từ bản in hóa đơn điện tử sang bản giấy, trên bản in đó có trường thông tin là “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
• Chữ ký: Điểm khác biệt rõ rệt nhất của hóa đơn điện tử được in ra giấy so với hóa đơn giấy chính là sử dụng chữ ký số. Còn hóa đơn giấy thì dùng chữ ký tay.

 Doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử sang bản giấy khi cần

Dựa trên những đặc điểm trên, hóa đơn điện tử in ra giấy hoàn toàn không phải là hình thức hóa đơn giấy truyền thống. Cách này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng khi cần hay nhiều mục đích lưu trữ khác. Vậy làm cách nào để in hóa đơn điện tử?

Cách in hóa đơn điện tử

Trong trường hợp khách hàng cần hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, nhằm mục đích hợp pháp, chẳng hạn như để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng. Khách hàng có quyền yêu cầu in hóa đơn điện tử để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa… Theo yêu cầu này của khách hàng, Doanh nghiệp hoàn toàn có thể xuất hóa đơn điện tử sang bản giấy. Tuy nhiên, cần lưu ý một số cách thức thực hiện chuyển đổi in hóa đơn điện tử như sau:

1. Login vào phần mềm
2. Chọn chức năng Hóa đơn -> Hóa đơn đã ký, phát hành
3. Tìm kiếm hóa đơn cần chuyển đối
4. Nhấp đôi hóa đơn muốn chuyển đổi chọn Chuyển đổi
5. Sau khi chuyển đổi xong, để xem lại danh sách hóa đơn đã chuyển đổi bạn vào menu Hóa đơn => Danh sách hóa đơn chuyển đổi
6. Hóa đơn điện tử khi thực hiện chuyển đổi sẽ có dòng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ"
7. MiTAX™: hóa đơn được in từ định dạng html bình thường.

Đồng thời, Doanh nghiệp ghi nhớ rằng, thông tin trên hóa đơn chuyển đổi phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu mộc của người đại diện theo pháp luật của người bán trước khi gửi đến cho người mua. Hóa đơn này bên doanh nghiệp chỉ được phép cung cấp một lần duy nhất cho khách hàng.

 Mẫu hóa đơn điện tử MiTAX

Như vậy, việc in hóa đơn điện tử là hoàn toàn dễ dàng thuận tiện cho doanh nghiệp lẫn khách hàng. Điều quan trọng là bảo mật thông tin khi xuất hóa đơn, vì thế doanh nghiệp cần chú trọng quan tâm đến phần mềm hóa đơn điện tử. MiTAX™ hoàn toàn có thể trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp khi cần sử dụng hóa đơn điện tử.

MiTAX™ hỗ trợ như thế nào?

• Phần mềm hóa đơn điện tử MiTAX™ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế.
• MiTAX™ là phần mềm duy nhất cho phép doanh nghiệp cài đặt dùng thử với 100 hóa đơn mà không mất một khoảng phí nào.
• MiTAX™ có đội ngũ tư vấn kỹ thuật miễn phí 24/7, sẵn sàng hỗ trợ mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử.
• Liên hệ MiTAX™ qua LiveChat trực tuyến trên website.
• Đăng ký với MiTAX™.
• Hotline: 19001238

Hóa đơn điện tử nào phù hợp cho doanh nghiệp SME tại Việt Nam?

Bước vào những chuyển biến công nghệ trên toàn thế giới, chính phủ và doanh nghiệp Việt đang nhanh chóng áp dụng công nghệ vào trong quy trình kinh doanh, cụ thể nhất là áp dụng bắt buộc thanh toán hóa đơn điện tử từ 01/01/2018. Nhưng hiện tại Việt Nam đang có khoảng 600.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa, vậy đơn vị nào là lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp SME sử dụng hóa đơn điện tử?

Phần mềm hóa đơn điện tử MiTAX™

• Là giải pháp Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng được nghiên cứu và phát triển bởi Trung tâm Điện toán Đám mây - Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ MITEK .
• MiTAX™ được xây dựng theo đúng quy chuẩn của Nhà nước về Hóa đơn điện tử về cả nội dung và hình thức sử dụng, đảm báo tính pháp lý, thỏa mãn đồng thời các điều kiện quy định tại Khoản 3, Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC được Bộ Tài chính phát hành ngày 14/3/2011
• MiTAX™ được thiết kế sử dụng cả 2 hình thức online và offline.
• MiTAX™ cung cấp dịch vụ thiết kế Hóa đơn điện tử theo nhu cầu phù hợp với Doanh nghiệp và dịch vụ hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử với chi cục Thuế.

Tại sao hóa đơn điện tử MiTAX™ là lựa chon hàng đầu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa?

Hiểu được những băn khoăn của doanh nghiệp về việc thủ tục đăng ký, chất lượng, giá cả, dịch vụ... của hóa đơn điện tử khi chính phủ ra Thông 32/2011/TT-BTC.
Phần mềm hóa đơn điện tử MiTAX™ mang đến cho doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, đảm bảo tính an toàn và đem lại nhiều hiệu quả trong kinh doanh. MiTAX™ không chỉ là giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm hiện tại của doanh nghiệp mà còn có các dịch vụ hỗ trợ hữu ích:
- Dịch vụ hỗ trợ hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
- Dịch vụ thiết kế hóa đơn điện tử theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Hiện tại, MiTAX™ là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp từ start up đến SME như Tiki, Bệnh viện Hồng Đức, Tân Cảng Sài Gòn... cùng nhiều doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau.

MiTAX™ còn hỗ trợ như thế nào?

• MiTAX™ là phần mềm duy nhất cho phép doanh nghiệp cài đặt dùng thử với 100 hóa đơn mà không mất một khoản phí nào.
• MiTAX™ có đội ngũ tư vấn kỹ thuật miễn phí 24/7, sẵn sàng hỗ trợ mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử.
• Liên hệ MiTAX™ qua LiveChat trực tuyến trên webiste.
• Đăng ký với MiTAX™.
• Hotline: 19001238

Hóa đơn điện tử Viettel và VNPT - ông lớn viễn thông nhảy vào mảng phần mềm

Ông lớn ngành viễn thông là Viettel và VNPT ước tính doanh nghiệp sẽ tiết kiệm 80% chi phí và 75% thời gian quản lý, phát hành hóa đơn.

Hạ tầng công nghệ thông tin mạnh và dịch vụ viễn thông đồng bộ là lợi thế để Viettel và VNPT cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Những doanh nghiệp phần mềm khác như hóa đơn điện tử như MiTAX™, Thái Sơn...được xây dựng nền tảng chuyên nghiệp về công nghệ phần mềm. Chẳng hạn phần mềm hóa đơn điện tử MiTAX™ được nghiên cứu và phát triển bởi Trung tâm Điện toán Đám mây - Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ MITEK .
Năm 2017 hiện có các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phát triển ở hai hình thức là Web app (sử dung bằng trình duyệt web) và Window application (phần mềm). Tiêu biểu với các đơn vị:

Web	Phần mềm
Viettel	MiTAX™
Bkav	TS24
VNPT	Thái Sơn
Evat

* Lưu ý: Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử, cần chú ý nếu đơn vị đó cũng là nhà sản xuất Chữ Ký Số hoặc cung cấp độc quyền một thương hiệu Chữ Ký Số, thì cần trao đổi rõ về sự tương thích của Hóa Đơn Điện Tử với Chữ Ký Số mà doanh nghiệp dự định sử dụng để ký Hóa Đơn Điện Tử.

• Theo ước tính của Viettel, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm 75% thời gian tạo, lập và phát hành hóa đơn, thuận tiện trong việc phân tích, báo cáo thống kê. Ngoài ra, doanh nghiệp tiết kiệm 80% chi phí in ấn, giao nhận, lưu trữ và bảo quản hóa đơn. "Những rủi ro như hóa đơn thất lạc, cháy, hỏng, rách nát sẽ không còn khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp cũng thực hiện được trách nhiệm của mình với cộng đồng là tiết kiệm giấy in hóa đơn, bảo vệ môi trường", đại diện Viettel cho biết.
• “Loại hình hóa đơn này sẽ giúp giảm 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn. Khách hàng ngay lập tức có thể nhận được hóa đơn để hoàn tất các thủ tục thanh toán qua email hoặc tải trực tiếp từ hệ thống máy chủ của doanh nghiệp hay cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử được lưu trữ vĩnh viễn và tra cứu tức thì trên nhiều hệ thống máy chủ dự phòng khác nhau”, đại diện VNPT cho biết.

Ghi nhận tại Công ty Xăng dầu Hà Sơn Bình đã cho thấy, sau khi áp dụng Hóa đơn điện tử được 3 tháng, khách hàng của đơn vị chủ yếu là các hãng vận tải, hãng taxi, doanh nghiệp ký hợp đồng cấp lẻ đánh giá việc sử dụng hóa đơn điện tử khá thuận lợi và an toàn.
Theo chia sẻ của bà Lê Thị Gấm - Kế toán công ty Xuất nhập khẩu Đông Dương, sau khi sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán dịch vụ xăng dầu nhận thấy tiết kiệm được thời gian đi lại để lấy hóa đơn, giảm rủi ro rách hay mất hóa đơn, tiện lợi trong khâu lưu trữ hóa đơn.

• MiTAX™ là giải pháp Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng được nghiên cứu và phát triển bởi Trung tâm Điện toán Đám mây - Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ MITEK. Với tính năng ưu việt, MiTAX™ giúp cho khách hàng hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp, tra cứu dữ liệu một cách nhanh chóng, tùy biến để tích hợp với hệ thống quản lý có sẵn của doanh nghiệp, có thể sử dụng hóa đơn điện tử ở bất kỳ nơi đâu…

MiTAX™ hỗ trợ như thế nào?

• MiTAX™ là phần mềm duy nhất cho phép doanh nghiệp cài đặt dùng thử với 100 hóa đơn mà không mất một khoảng phí nào.
• MiTAX™ có đội ngũ tư vấn kỹ thuật miễn phí 24/7, sẵn sàng hỗ trợ mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử.
• Liên hệ MiTAX™ qua LiveChat trực tuyến trên webiste.
• Đăng ký với MiTAX™.
• Hotline: 19001238

Toàn bộ những gì cần biết cho doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử trở thành xu hướng không thể thiếu trong thời đại công nghệ số đang chuẩn bị bùng nổ trong tương lai gần. Nhà nước đang khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi từ hình thức sử dụng hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử và sẽ triển khai bắt buộc chính thức vào năm 2019 tới.
Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào mới bắt tay vào triển khai sử dụng hóa đơn điện tử cũng biết cách đăng kí hóa đơn điện tử nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất. Do đó MiTAX™ sẽ hướng dẫn các bạn toàn bộ quá trình đăng kí hóa đơn điện tử có hiệu lực.
Hướng dẫn toàn bộ các bước để một doanh nghiệp mới có thể đăng kí sử dụng hóa đơn điện tử:

Các bước để đăng kí phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Trước hết các bạn phải xem xét xem doanh nghiệp của mình có là doanh nghiệp có đủ điều kiện để được phép phát hành hóa đơn điện tử không. Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện như sau:

1. Doanh nghiệp đã và đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với cơ quan quản lý thuế. Nếu không thì phải đã và đang thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động với ngân hàng.
2. Có địa chỉ, đường truyền thông tin, mạng thông tin và thiết bị truyền thông tin đáp ứng yêu cầu của các phần mềm hỗ trợ thiết lập, khởi tạo, quản lý hóa đơn điện tử.
3. Doanh nghiệp phải xây dựng đội ngũ nhân sự đủ trình độ, kiến thức chuyên mông và khả năng tích hợp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
4. Doanh nghiệp đã đăng ký và có sử dụng chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
5. Có sử dụng phần mềm bán hàng hóa, và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán của doanh nghiệp.
6. Doanh nghiệp đang dùng quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Bước 2: Sau khi doanh nghiệp đủ điều kiện phát hành hóa đơn điện tử thì bước tiếp theo cần tiến hành các thủ tục như sau:

Đăng kí sử dụng hóa đơn điện tử là điều bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp

• Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
• Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
• Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 mẫu giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi Cơ quan Thuế 1 lần.

Bước 3: Chờ xác nhận của cơ quan thuế, đồng thời theo dõi tra cứu trên website Tra cứu hóa đơn, nếu doanh nghiệp tìm thấy thông tin của mình được tải lên, có ngày được sử dụng thì đã được chấp nhận.

Vậy MiTAX™ hỗ trợ khách hàng của mình như thế nào?

• MiTAX™ hỗ trợ hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế cho doanh nghiệp.
• Là phần mềm duy nhất cho phép doanh nghiệp cài đặt dùng thử với 100 hóa đơn mà không mất một khoản phí nào.
• Có đội ngũ tư vấn kỹ thuật miễn phí 24/7, sẵn sàng hỗ trợ mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử.
• Liên hệ MiTAX™ qua LiveChat trực tuyến trên webiste.
• Đăng ký với MiTAX™.
• Hotline: 19001238

>>Đăng kí ngay hôm nay để nhận được 100 hóa đơn miễn phí đầu tiên đến từ MiTAX™.
* Lưu ý:

• Hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi Quý khách thực hiện đầy đủ các bước đăng ký theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/3/2011. 
• Vui lòng tham khảo các bài trong blog của trang web này hoặc gọi số 19001238 để được tư vấn thêm về thủ tục triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.